如何用 AI 做文档自动化：从周报到 PRD

文档自动化的核心

AI 文档自动化不是让 AI 替你编造内容，而是把已有信息整理成更清晰、更标准、更容易复用的文档。

适合自动化的文档

• 日报和周报
• 会议纪要
• PRD
• 项目复盘
• SOP
• 调研报告
• 邮件和通知

基本流程

1. 收集原始信息。
2. 选择文档模板。
3. 让 AI 归类和提炼。
4. 输出结构化文档。
5. 人工复核事实和语气。

输入标准化

文档质量很大程度取决于输入。建议为每类文档准备固定输入框，例如背景、目标、事实、数据、问题和下一步。

风险控制

涉及数据、承诺、合同、法律和人事内容时，必须人工复核。AI 可以整理表达，但不能代替责任判断。

文档自动化案例：从会议到项目周报

一个常见场景是：团队每周开例会，会议里包含项目进展、风险和下周计划。你可以先用 AI 生成会议纪要，再从纪要中提取周报素材。

工作流如下：

1. 输入会议转写。
2. 生成会议纪要。
3. 提取行动项和风险。
4. 按项目维度整理本周进展。
5. 生成周报初稿。
6. 人工补充数据和语气。

这样比直接让 AI “写周报”更可靠，因为输入信息经过了结构化处理。

常见文档模板

周报模板

本周目标：
完成事项：
关键数据：
问题风险：
下周计划：
需要支持：

PRD 输入模板

业务背景：
目标用户：
用户问题：
核心功能：
不做范围：
成功指标：
依赖和风险：

SOP 输入模板

流程目标：
适用范围：
角色分工：
操作步骤：
检查标准：
异常处理：

自动化成熟度

文档自动化可以分三层：

1. **手动复制 Prompt：**适合个人快速开始。
2. **固定模板和流程：**适合团队内部复用。
3. **工具自动化：**通过 n8n、Notion、表单或脚本自动收集输入并生成草稿。

建议先做到第二层，再考虑第三层。过早自动化会把错误流程固化。

发布前检查

• 文档中的数据是否真实？
• 是否有未经确认的承诺？
• 是否暴露敏感信息？
• 语气是否符合接收对象？
• 是否保留了待确认问题？

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延伸阅读

• Prompt、Skill、Agent、Workflow 有什么区别？
• AI 工作流入门指南
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