邮件写作 Skill：生成清晰、礼貌、行动导向的工作邮件

这个 Skill 解决什么问题

很多工作邮件写得不清楚，不是因为表达能力差，而是因为没有先明确沟通目标。邮件写作 Skill 用固定输入结构，让 AI 帮你把背景、诉求、行动项和语气组织成一封更清晰、礼貌、可执行的邮件。

它适合处理这些场景：

• 向同事请求资料、排期或确认意见。
• 催促跨部门反馈，但不希望语气太强硬。
• 给客户或合作方说明进度、风险和下一步。
• 把口语化想法改写成正式商务邮件。
• 为同一封邮件生成正式版、简洁版和跟进版。

输入要求

使用前建议准备以下信息：

• 收件人角色：老板、同事、客户、供应商或跨部门负责人。
• 邮件目标：通知、请求、催办、反馈、道歉、确认或推进合作。
• 背景信息：为什么现在发这封邮件，相关上下文是什么。
• 需要对方做什么：确认、回复、提供材料、参加会议或完成某项动作。
• 截止时间：如果有时间要求，明确具体日期或时间点。
• 语气要求：正式、友好、坚定、委婉、简洁或更有说服力。
• 不能出现的信息：敏感数据、内部判断、未确认承诺等。

使用方法

第一步：先写清楚沟通目标

不要直接让 AI “帮我写一封邮件”。更好的方式是先说明邮件要达成什么结果。

邮件目标：请运营同事在本周五前确认活动页面上线时间。
希望对方动作：回复最终时间，或者说明阻塞原因。

第二步：补充必要背景

背景越清楚，AI 越不容易写成空泛套话。

背景：研发已经完成页面开发，设计走查也通过了。现在需要运营确认最终投放时间，才能安排发布窗口。

第三步：指定语气和长度

同一件事可以有不同语气。给 AI 明确边界可以减少返工。

语气：礼貌但明确，不要显得催得太急。
长度：150 字以内。

第四步：让 AI 输出多个版本

建议让 Skill 一次输出正式版、简洁版和跟进版，方便按关系和场景选择。

推荐 Prompt 模板

你是一个工作邮件写作 Skill。请根据以下信息生成邮件：

收件人：
邮件目标：
背景信息：
希望对方做什么：
截止时间：
语气要求：
需要避免的信息：

请输出：
1. 邮件标题
2. 正式版正文
3. 简洁版正文
4. 如果 2 天后未回复，可发送的跟进版本
5. 发送前检查清单

输出格式

## 邮件标题

## 邮件正文

## 简洁版本

## 跟进版本

## 发送前检查

可保存为团队规范的规则示例

如果团队经常发送项目同步和客户沟通邮件，可以把稳定规则写入 Skill，而不是每次重新说明：

subject:
  - 标题包含事项和所需动作
  - 不使用“紧急”或“重要”，除非发件人明确指定
body:
  - 第一段说明背景和当前状态
  - 单独写明希望对方完成的动作与截止时间
  - 未知日期、金额和责任人标记为待确认
commitment:
  - 禁止自行使用“保证”“一定”“确保按期”等表述
  - 客户范围、价格、赔偿和交付日期需由授权人确认
follow_up:
  - 跟进邮件引用原事项，不使用指责性措辞

规则应保留必要弹性。例如内部简短确认不必套完整商务格式，正式升级沟通则需要补充影响、已采取动作和需要的决策。

使用案例一：催促跨部门确认上线时间

场景

项目经理需要催促运营确认活动页面上线时间。如果写得太软，对方可能忽略；写得太硬，又容易影响协作关系。

输入示例

收件人：运营负责人
邮件目标：确认活动页面上线时间
背景信息：研发已完成开发，设计走查通过，等待运营确认投放窗口
希望对方做什么：本周五 18:00 前回复上线时间，如有阻塞请说明原因
语气要求：礼貌、明确、行动导向

预期输出方向

AI 应该把重点放在“为什么需要回复”和“回复什么内容”上，而不是写很多客套话。邮件中最好包含明确截止时间和可选回复方式。

使用案例二：向客户同步项目延期风险

场景

项目中发现客户提供的素材不完整，可能影响交付时间。你需要提前同步风险，但不能把责任全部推给客户。

输入示例

收件人：客户项目负责人
邮件目标：同步延期风险并请求补充素材
背景信息：目前缺少产品截图和最终版品牌文案，设计排期受到影响
希望对方做什么：明天下午 3 点前补充素材，或确认是否使用临时素材推进
语气要求：专业、稳妥、解决问题导向

使用建议

这类邮件要避免情绪化表达。可以让 AI 同时输出“风险说明”和“解决方案”，让对方感到你是在推进问题，而不是单纯追责。

失败边界与人工复核

敏感信息先脱敏

不要输入客户姓名、私人联系方式、合同原文、未公开财务数据或访问凭据。可用“客户 A”“金额待确认”等占位符生成结构，发送前再在受控环境补回必要信息。

客户承诺需要授权

AI 不知道发件人的授权范围。交付日期、价格、赔偿、服务范围和法律责任即使写得自然，也不能视为已经批准。发送前应由项目负责人、商务或法务按实际流程确认。

升级沟通不能只追求强硬

当问题需要上升到负责人时，邮件应陈述事实、影响、已采取动作和需要的决策，不要让 AI 猜测责任归属。人事冲突、绩效或投诉场景应由相关负责人审阅。

检查清单

• 是否说明为什么发这封邮件？
• 是否说明希望对方做什么？
• 是否有明确截止时间？
• 语气是否适合双方关系？
• 是否避免了过度承诺或未确认信息？
• 如果对方只看标题和第一段，是否也能理解重点？

延伸使用

临时写一封邮件时，直接使用 AI 写邮件 Prompt更轻量；邮件涉及项目状态和团队汇报时，可配合用 AI 写职场日报和周报指南统一事实、进展和风险口径。

注意事项

邮件写作 Skill 生成的是初稿。涉及客户承诺、价格、合同、法律责任或人事问题时，需要人工复核措辞，避免 AI 生成超出权限的表达。